Linee Guida per organizzazione uscite didattiche, viaggi di istruzione e stage linguistici
Al fine di dare seguito al piano uscite didattiche/viaggi di istruzione in base alla normativa vigente, occorre:
Fase 1 - Deliberazioni
- Delibera del Consiglio di Classe di tutte le uscite programmate per l’a.s. in corso;
- Delibera del Collegio Docenti dell’intero piano viaggi d’istruzione/uscite didattiche completo di tutte le informazioni necessarie alla predisposizione dell’uscita/viaggio d'istruzione;
- Delibera del Consiglio d’Istituto per l’approvazione del piano viaggi/uscite didattiche;
Ogni variazione di meta, anche per uscite di un giorno, va deliberata dagli organi collegiali suddetti, al fine di garantire tutte le coperture assicurative e di responsabilità dei docenti accompagnatori;
Fase 2 - Consegna moduli
A - Viaggi di istruzione di più giorni / Stage linguistici
I docenti referenti e/o capigruppo, successivamente alle deliberazioni suddette, devono presentare in segreteria amministrativa i seguenti moduli predisposti per le uscite didattiche/viaggi d’istruzione:
- Proposta uscita didattica - viaggio di istruzione - VI Istr
- Modulo Autorizzazione Genitori - AUT Gen
- Modulo Impegno Economico - IM Econ
- Richiesta Viaggio di Istruzione / Stage Linguistico - RIC VISL
Valutazione offerte e pagamento prima rata
- La commissione appositamente nominata vaglia le offerte pervenute
- La segreteria amministrativa predispone una circolare al fine di informare le famiglie circa l’organizzazione e i costi definitivi del viaggio
- La segreteria amministrativa predispone l’evento di pagamento Pago PA, al netto della caparra già versata;
- Dopo aver verificato il versamento della prima rata da parte degli studenti partecipanti si procede alla conferma del viaggio.
Assunzione responsabilità
- Qualche giorno prima dell’attività didattica, i docenti accompagnatori devono firmare il modello di assunzione responsabilità predisposto dalla segreteria amministrativa.
B - Uscite didattiche di 1 giorno
- Il docente referente consegna il modulo proposta uscita didattica viaggio di istruzione - VI Istr
- minimo 30 giorni prima dello svolgimento, in caso di utilizzo di mezzi pubblici;
- minimo 45 giorni prima dello svolgimento in caso di prenotazioni di treno / pullman;
- minimo 60 giorni prima dello svolgimento per gruppi numerosi al fine di garantire la corretta prenotazione.
- La segreteria richiede il preventivo e informa il docente referente circa la quota di partecipazione
- Il docente referente consegna i moduli autorizzazioni alle famiglie
- Il docente referente consegna alla segreteria le autorizzazioni; sulla base delle autorizzazioni raccolte si procede alla conferma della prenotazione
- Il docente referente consegna il modulo richiesta di emissione evento di pagamento - EV Pa alla segreteria
- La Segreteria provvede ad effettuare la conferma delle singole uscite didattiche dopo la verifica dell’avvenuto pagamento delle quote di partecipazione e quando tutta la documentazione sarà stata consegnata. Non si accettano consegne parziali delle autorizzazioni.
- Assunzione responsabilità - Qualche giorno prima dell’attività didattica, i docenti accompagnatori devono firmare il modello di assunzione responsabilità - OVA predisposto dalla segreteria amministrativa.
- Quota mezzo di trasporto - Se qualche alunno si ritira dopo la consegna delle autorizzazioni e l’emissione dell’evento di pagamento, le quote mancanti graveranno sul gruppo. Verrà emesso un ulteriore evento di pagamento pari alle quote mancanti da ripartire sui restanti partecipanti.
C - Uscite didattiche sul territorio gratuite
- Il docente referente consegna in segreteria amministrativa il modulo proposta uscita didattica viaggio di istruzione - VI Istr
- Il docente referente informa le famiglie e consegna autorizzazioni in segreteria
- Assunzione responsabilità - Qualche giorno prima dell’attività didattica, i docenti accompagnatori devono firmare il modello di assunzione responsabilità - OVA predisposto dalla segreteria amministrativa.
NB: Nel modulo proposta uscita didattica viaggio di istruzione - VI Istr indicare con esattezza: tipo di attività, data in cui si intende effettuare l’uscita didattica, quota di partecipazione, classi coinvolte, numero ed elenco degli studenti partecipanti, mezzo di trasporto
Tempistiche Uscite Didattiche - Viaggi di Istruzione As 22-23
- Entro il giorno 30 novembre 2022 è richiesta la consegna da parte del referente del viaggio del modulo di richiesta dei servizi da indicare alle agenzie. Il modulo è caricato sul sito nell’apposita sezione modulistica. Tale modulo deve contenere tutte le informazioni per potere predisporre la gara per la richiesta dei preventivi. Si richiede quindi precisione nella compilazione al fine di facilitare il lavoro della segreteria.
- Entro il 12 dicembre 2022 è richiesta la consegna delle autorizzazioni degli studenti in segreteria
- Entro il 20 dicembre 2022 sarà richiesta la caparra per il viaggio di istruzione.
- Nel mese di gennaio sarà richiesto il 30% dell’importo prima della conferma del viaggio
Scadenziario Segreteria / Docenti
- 30 novembre 2022 ore 9:00 consegna in segreteria della proposta di viaggio
- 30 novembre 2022 pubblicazione manifestazione di interesse
- 12 dicembre 2022 consegna modulistica in Segreteria
- 16 dicembre 2022 invio bando di gara
- 09 gennaio 2023 scadenza bando ore 12.00
- 09 gennaio 2023 nomina commissione valutazione proposte
- 16 gennaio 2023 riunione della commissione in seduta pubblica
- 18 gennaio 2023 pubblicazione risultati e creazione evento di pagamento
- 18-19 gennaio 2023 predisposizione ed invio della circolare alle famiglie
- 27 gennaio 2023 consegna di tutte le autorizzazioni e pagamento prima rata
- 30 gennaio 2023 al 3 febbraio 2023 conferma alle agenzie